چه طور می توان یک ست اداری مقرون به صرفه تنظیم کرد؟
طراحی و چاپ ست اداری , ابزاری خوب برای شرکتها و کسبوکارهای کوچک است ; تا بتوانند وجه حرفهای خویش را خوبتر و بیشتر نشان دهند . در واقع بهخودیخود , تنظیم ست اداری می تواند روشی مقرون به صرفه برای بهبود موقعیت یک کسبوکار از دیدگاههای گوناگون باشد . با این حال احتمال دارد هزینه تنظیم ست اداری برای بعضا از کسبوکارهای کوچک سنگین وزن باشد . البته برای تهیه و تنظیم ست اداری مقرون به صرفه راهکارهای متنوعی موجود هست . درین متن چندین استراتژی اثرگذار در قالب دو روش اصلی بررسی شدهاست .
صرفهجویی در هزینههای پباده سازی ست اداری
اولین تراز در تنظیم ست اداری پباده سازی آن است . پباده سازی ست اداری مقرون به صرفه به روشهای گوناگونی ممکن می شود . اولی ایدهای که به ذهن مدیران کسبوکارها میرسد ; استعمال از قالبهای از پیش پباده سازی شدهی ست اداری است . قالبهای از پیش پباده سازی شده را میتوان با ارزش زیاد مناسبتری نسبت به پباده سازی منحصربهفرد ست اداری تنظیم کرد . در واقع اصلیترین مزیت این قالبها ارزش تمام شده مناسبتر آنهاست . علیه اگرچه این طرحها به مقدار کافی قشنگ و کاربردی میباشند ; ولی نمیتوانند در هماهنگی بدون نقص با یک کسبوکار منحصر به فرد باشند . در هر حال به کارگیری از قالبهای ست اداری از پیش پباده سازی شده و تصحیح آن ها بنابر نیاز هر اداره , اولی روش صرفهجویی در هزینههای پباده سازی و تنظیم ست اداری مقرون به صرفه است .
روش دیگری که موجب کاهش بیشتر هزینههای پباده سازی ست اداری می گردد ; استعمال از نرمافزارهای پباده سازی قالبهای پیشفرض است . برای مثال نرمافزار مایکروسافت ورد , قالبهای فراهم زیبایی برای پباده سازی سربرگ داراست . همینطور نرمافزارهای متفاوت دیگری برای پباده سازی بقیه اقلام ست اداری سوای داشتن تجربه و علم پباده سازی موجود است .
صرفهجویی در هزینههای چاپ ست اداری
در غایت و بعد از پباده سازی ست اداری , برای کاهش بیشتر هزینهها بایستی بهدنبال راهکارهایی در سطح چاپ بود . چاپ یک ست اداری مقرون به صرفه را میتوان به روشهای گوناگونی انجام بخشید . بهدنبال یک سری سفارش اثر گذار دراین باره ارائه شده شدهاست .
در گام اولیه صرفهجویی در ورقه شایسته ترین سفارش است . استعمال از کاغذهایی با گرماژ کمتر ( نازکتر ) میتواند تا حدود متعددی روی هزینههای برگه خریداری شده مفید باشد . همینطور به کارگیری از اندازههای استاندارد , روش دیگری است که در ساخت ست اداری مقرون به صرفه موءثر است . اندازههای استاندارد یاری می کند تا میزان اتلاف ورقه به دستکم ممکن کاهش یابد . از سویی این روش امداد مینماید تا بتوان برخی از اقلام ست اداری را به صورت مهیا و به تعداد موردنیاز خریداری کرد . مثلا درصورتیکه که برای تنظیم سربرگ از کاغذهای در انقطاع استاندارد استعمال فرمائید ; می توانید از پاکتهای مهیا جانور در بازار منفعت ببرید .
در گام دوم , صرفهجویی در هزینههای چاپ هم می تواند به اندازه متعددی در کاهش هزینهها اثر گذار باشد . در این باره سود بردن از روشهای خلاقانه پباده سازی , این قابلیت را آماده مینماید ; تا در چاپ بعضا از اقلام از طریق چاپ تک رنگ یا این که دو رنگ مصرف شده و به میزان متعددی در هزینهها صرفهجویی گردد . برای مثال میتوان اقلام دارنده پباده سازی معمولی , مانند سربرگ و پاکت را با استعمال از چاپ دو رنگ یا این که تک رنگ تنظیم نمود .
تقریب صحیح تیراژ چاپ هم قضیه با اهمیت دیگری است که می بایست به توجه در لحاظ گرفت . تجربه نشان داده است که بخش اعظم کسبوکارها تقریب صحت از تعداد موردنیاز از هر مداد جانور در ست اداری ندارند . این تقریب غلط نهتنها هزینههای تنظیم ست اداری را ارتقا می دهد ; بلکه گهگاه منجر بینظمی و چشم به راه شدن فعالیت , به دلیل نبود یکی آن اقلام می گردد . مثلا درصورتیکه هنوز پاکتهای اداری تمام نشده است ; سربرگهای اداری به پایان می رسد .
منابع مرتبط:چه طور می توان یک ست اداری مقرون به صرفه تهیه کرد؟